Vacature - Secretaresse / receptioniste (m/v) gezocht (23 - 30 uur per week)

Ben jij de organisatorische, veelzijdige duizendpoot en verbinder die wij zoeken? Heb jij een hands-on mentaliteit en vind je o.a. aanspreekpunt zijn van de receptie, agendabeheer algemeen, maar ook voor je collega’s, zalen en auto’s reserveren, verantwoordelijk zijn voor het facilitaire deel, achtervang zijn voor je collega’s op het secretariaat en evenementen meehelpen organiseren leuk en wil je graag de spin in het web zijn? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Over het Louis Bolk Instituut

Het Louis Bolk Instituut is een non-profit onafhankelijk kennisinstituut. We bestaan al meer dan 45 jaar en samen met 58 collega’s ontwikkelen we kennis waarbij we gebruikmaken van een integrale aanpak en systeemvisie. Wij werken aan het versterken van natuurlijke systemen en processen, of dat nu een agrarisch gebied is, een bedrijf, een stadswijk of een patiënt. Dat doen we samen met betrokkenen via participatieve methoden. Zo dragen wij concreet bij aan gezondheid en vitaliteit, een veerkrachtige natuur inclusief voedselsysteem en een duurzame leefomgeving.

De organisatorische omgeving waarin je komt te werken bestaat uit twee directieleden. Deze organisatie heeft een Raad van Toezicht en een Ondernemingsraad. Het secretariaat bestaat op dit moment nog uit twee collega’s.

Wat ga jij als Secretaresse (m/v) bij ons doen? 

Wij zoeken voor ons secretariaat een Secretaresse (m/v) die fysiek aanwezig is het secretariaat en snel onze spin in het web is. Collega’s komen je graag opzoeken met allerlei vragen en verzoeken. Het instituut kent één vestiging met een secretariaat waar jij en je collega’s werken. Je ontvangt daar bezoekers, beheert de receptie en medewerkersruimten en je handelt binnenkomende mail en telefonie af. Je beheert samen met collega’s de agenda’s van de vergaderzalen en dienstauto’s en helpt collega’s en de directie bij het vastleggen van bijeenkomsten en vergaderingen.

Werkzaamheden:

  • beheert en handelt de inkomende mail af in de info mailbox
  • beheert en handelt bestellingen van publicaties af in de publicaties mailbox
  • handelt binnenkomende telefoongesprekken af
  • verwerkt inkomende en uitgaande post
  • plant vergaderingen, auto- en zaalreserveringen in via Outlook
  • bereid interne bijeenkomsten voor
  • ontvangt bezoekers
  • regelt bestelling van lunches e.d. bij de cateraar
  • bestellen van kantoorartikelen en andere benodigdheden
  • entree, lunchruimte en vergaderzalen netjes houden en voorbereiden voor vergaderingen/overleggen
  • ondersteunt bij facilitaire en ICT processen en calamiteiten

Wat vragen wij van jou als Secretaresse (m/v)?

Jij bent net zo gemotiveerd als onze onderzoekers gedreven zijn. We zoeken iemand die snel kan handelen, minimaal 3 jaar werkervaring heeft in een dergelijke functie en een opleiding op MBO-4 niveau, zelfstandig is en een hands on mentaliteit heeft.  Jij staat sterk in je schoenen! Samen meedenken en een vriendelijke uitstraling maken het verschil. Dit terwijl je tegelijkertijd wel zelf je grenzen aangeeft qua taakverdeling.

Verder ben je:

  • dienstverlenend ingesteld
  • resultaatgericht
  • communicatief sterk en beheers je de Nederlandse taal goed
  • goed in samenwerken
  • snel kunnen schakelen tussen de diverse werkzaamheden
  • gestructureerd en goed in vastleggen van standaarden (handboek)
  • makkelijk in het communiceren met collega’s (bijv. overdracht)
  • bestand tegen werkdruk
  • in staat je grenzen tijdig aan te geven en oplossingen te creëren

Wat bieden wij jou als Secretaresse (m/v)?

Jij mag veel van ons verwachten. Je komt terecht bij een ambitieus bedrijf waar op de werkvloer geen hiërarchie heerst, maar een informele werksfeer.

Het Louis Bolk Instituut biedt ruimte voor diversiteit op alle fronten en gelooft dat diversiteit de organisatie versterkt. Nog niet op alle fronten is het Louis Bolk Instituut even divers maar de Directie stuurt hier actief op en ondersteunt medewerkers als daar behoefte aan is.

Wij bieden jou o.a.:

  • een jaarcontract met uitzicht op een vast contract voor onbepaalde tijd
  • een dynamische en uitdagende mensgerichte werkomgeving
  • een bruto salaris van € 2.313,00 - € 3.695,00 per maand afhankelijk van leeftijd en ervaring, o.b.v. een fulltime 38 uur dienstverband
  • 8% vakantiegeld en je kunt middels het keuzemodel loonbestanddelen uitruilen zoals bijvoorbeeld een bijdrage aan (elektrische fiets), extra vakantiedagen e.d.
  • een ideaal te bereiken werklocatie in Bunnik per auto of openbaar vervoer
  • 25 vrije dagen per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband
  • goede pensioenregeling
  • een passende reiskostenregeling
  • ruimte en budget voor persoonlijke ontwikkeling

Is je interesse gewekt?

Stuur dan je sollicitatie naar solliciteren@louisbolk.nl. Voor meer informatie over deze vacature kun je vrijblijvend contact opnemen met Klaas Berkhof (HR-manager). Je kunt hiervoor bellen naar het secretariaat, telefoonnummer 0343 523 860.

Sluitingsdatum: 11 juni 2023

Solliciteer

Een onbeperkt aantal bestanden kan naar dit veld worden geupload.
10 MB limiet.
Toegestane types: pdf, doc, docx.
Privacy policy
Open Doel van de verwerking van persoonsgegevens configuratie-instellingen

In deze privacyverklaring leest u hoe het Louis Bolk Instituut (LBI) om gaat met uw privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Het LBI houdt zich aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het is het beleid van het LBI om alleen persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Over dit doel zal zo helder en transparant mogelijk gecommuniceerd worden op het moment van de verzameling van gegevens. Het LBI beperkt zich tot bewaren van die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt en verzameld.

We gaan uiterst zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. We zullen nooit persoonlijke informatie openbaar maken of doorspelen aan derden zonder uw schriftelijke toestemming, tenzij dit van rechtswege geëist wordt. Passende organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Er is een procedure die voor alle medewerkers beschrijft hoe om te gaan met persoonsgegevens inclusief een protocol 'datalek'. In een register wordt van verzamelde persoonsgegevens het datatype bijgehouden en wordt per datatype beschreven met welk doel, welke bewaartermijn en op welke beveiligde locatie de gegevens worden bewaard.

Alle medewerkers van het LBI zijn op de hoogte gebracht van het beleid omtrent privacy en bescherming van persoonsgegevens.

U heeft het recht om te vragen om inzage in, en correctie of verwijdering van uw gegevens. U kunt een verzoek richten aan de Managing Director, zie hiervoor onze contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Bij het bestellen van publicaties worden uw persoonlijke gegevens opgeslagen en bewaard voor het verzorgen van uw bestelling. Wij kunnen u benaderen voor gelijksoortige producten en diensten van het LBI als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Als u zich heeft aangemeld voor een nieuwsbrief bewaren wij uw emailadres en eventueel uw naam. Al deze gegevens zijn overigens niet gekoppeld aan een cookie. U kunt zich altijd afmelden via de link in de nieuwsbrief.

Gegevens die het LBI verzamelt in het kader van onderzoek zullen geanonimiseerd en enkel voor onderzoeksdoeleinden worden gebruikt. Per onderzoek wordt duidelijk gecommuniceerd over het doel en de verwerking van de gegevens en daarnaast over eventuele andere zaken als frequentie van contact. Altijd zal explicit toestemming worden gevraagd voor verzamelen van gegevens ten behoeve van het desbetreffende onderzoek.

Geplaatst op:
25-05-2023